Man muss sich nichts vormachen: Wer denkt, dass eine Email im geschäftlichen Bereich einfach eine schnöde Email ist, der irrt. Emails sind Geschäftsdokumente. Und müssen demnach auch als solche behandelt werden. Denn bei deartigen Dokumenten gelten, genauso wie bei Geschäftsbriefen, gewisse gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Gesetzliche Aufbewahrungsfirsten auch für Emails

Mit der Folge, dass eine Email bis zu 10 Jahre gesetzeskonform archiviert und dabei vor dem Zugriff dritter geschützt werden muss. In einigen Bereichen des Gesundheitswesens sind diese Aufbehahrungsfristen sogar noch länger.

Auch für kleine und mittlere Unternehmen gilt es daher Emails nicht „stiefmüttlerich“ wie Postkarten zu behandeln, sondern ein entsprechendes Email Management einzuführen. Wozu neben der richtigen Archivierung von Emails natürlich auch der Schutz vor Spam gehört. Dies beginnen Unternehmen allerdings gerade erst zu verstehen. Wobei diese Einsicht der Geschäftsfüherer und IT-Verwantwortlichen wohl eher auf die Angst vor Strafen wegen Verstößen gegen entsprechende Gesetze herrührt.

Damit genau dieser Fall nicht eintritt, ist zum Beispiel bei der Firma Reddoxx eine kombinierte Hard- und Softwarelösung für Unternehmen erhältlich. Diese besteht im Kern aus drei Modulen: einem Spam Schutz „Mail Finder“, das eigentliche Modul zum Archivieren von Emails „Mail Depot“ und der Software „Mail Sealer“ zum Verschlüsseln und Signieren von Nachrichten.

Emails müssen nach Jahren noch lesbar sein

Mit der Archivierungssoftware werden Emails in Standardformaten in sogenannte RDX-ASC-Archiv-Container abgelegt. Dies hat den Zweck, dass sie auch noch nach 10 Jahren mit gängiger Software zugänglich sind. Softwarelösung, die im Gegensatz dazu auf proprietäre Formate setzen, bergen nämlich die Gefahr, dass archivierte Emails nach all den Jahren nicht mehr lesbar sind.

Damit Emails schnell wieder gefunden werden können, werden sie anhand eines definierten Regelwerkes in die entsprechenden Container einsortiert und klassifiziert. Dies geschieht nicht nur bei eingehenden Mails, sondern kann auch noch nachträglich durchgeführt werden.

Die Konkurrenz liest mit

Zuguterletzt werden die Emails mit dem Mail Sealer auch noch verschlüsselt. Und gerade dieser Punkt wird von vielen Firmen sträflich vernachlässigt. Denn mittlerweile dürfte es bei jedem angekommen sein, dass Geheimdienste, konkurrierende Unternehmen oder beide in Zusammenarbeit nur allzugern Dinge wie Emails abfangen und den Inhalt für eigene Zwecke verwerten. Gerade US-amerikanische Geheimdienste sind dafür bekannt, Informationen an US-Firmen weiterzugegeben, um diesen wirtschaftliche Vorteile zu verschaffen. Dennoch wird in vielen Unternehmen auf Datensicherheit erstaunlich wenig geachtet.