Ein modernes ECM-System ist die Grundlage für ein rechtssicheres Dokumentenmanagement. Branchenunabhängig unterstützt es Unternehmen dabei, wiederkehrende Prozesse zu vereinfachen. Der Beitrag erfasst die Vorteile des Enterprise-Content-Managements.

ECM-Systeme speichern Daten an einem zentralen Speicherort

Dank eines ECM-Systems ist es nicht notwendig, Daten auf verschiedenen Festplatten und an unterschiedlichen Orten aufzubewahren. Es speichert die Unterlagen in einer sicheren Cloud. Im Falle eines Cyberangriffs oder eines Verlusts greifen Zugangsberechtigte zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die erforderlichen Informationen zu.

ECM-Systeme erleichtern das kollaborative Arbeiten

Nutzer greifen zeit- und ortsunabhängig auf die im Enterprise-Content-Management-System hinterlegten Daten zurück. Dadurch brauchen Mitarbeiter im Homeoffice keine Aktenberge mit nach Hause zu nehmen. Auch darauf zu warten, dass Kollegen die Unterlagen per E-Mail schicken, erübrigt sich. Das ECM-System ermöglicht es, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten. Das erleichtert die Projekt- und Teamarbeit.

Ein ECM-System spart Kosten und erhöht die Effizienz

Sämtliche Geschäftsdaten stehen digital zur Verfügung – das Ausdrucken und Archivieren im Archivraum ist nicht notwendig. Dadurch sparen Anwender Kosten für Papier, Toner und das Anmieten zusätzlicher Räume. Gleichzeitig schonen sie die Umwelt. Zudem entfallen lästige Routinearbeiten, für deren Bewältigung Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit vergeuden. Dank der einfachen Suchfunktion finden Anwender in wenigen Augenblicken das gewünschte Dokument.

ECM-Systeme erlauben eine rechtssichere Dokumentation

• Nutzer passen die Zugriffsrechte individuell an. Sie entscheiden, wer die Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen darf. Dadurch bleiben die Inhalte streng vertraulich.
• Ein ECM-System erinnert Unternehmen an Fristen. Diese betreffen die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen ebenso wie die Löschfrist einer eingegangenen Bewerbung oder anstehende Termine. Zudem unterstützt ein ECM-System die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) einzuhalten.
• Das ECM-System ist revisionssicher und GoBD-konform. Es erfüllt die Grundsätze ordentlicher Buchführung, indem es jeden Zugriff auf ein Dokument erfasst und den Verlauf der Änderungen dokumentiert. Dadurch verhindern Unternehmen die Manipulation oder Fälschung der Daten. Im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt dienen sie jederzeit als rechtssicherer Nachweis.

ECM-Systeme vereinfachen das Rechnungswesen

Das System automatisiert die Rechnungsverarbeitung. Es erfasst die Rechnung, extrahiert die relevanten Informationen über einen individuellen Freigabe- und Prüfworkflow und übergibt sie an die Finanzbuchhaltung.

Fazit: ECM-Systeme überzeugen mit zahlreichen Vorteilen

Setzt ein Unternehmen ein ECM-System ein, bleibt es wettbewerbsfähig. Es spart Kosten, erhöht die Effizienz von Mitarbeitern und ermöglicht, die Daten rechtssicher zu archivieren.