Kaum ein Unternehmen kann heute noch auf ein geeignetes ERP (Enterprise Resource Planing) System verzichten. Schließlich erfüllt dieses in einem Unternehmen durchaus eine Vielzahl an Aufgaben. Zu diesen zählen zum Beispiel das Product Data Management oder auch die Finanzbuchhaltung oder kurz FiBu. Deartige Module eines ERP Systems sind allerdings meistens in ihrer Anwendung auf bestimmte Fachbereiche eines Unternehmes begrenzt. Häufig findet man innerhalb eines ERP auch ein Modul für das Dokumenten Management, welches im Gegensatz zu anderen Modulen durchaus unternehmensweit Anwendung findet.
Was die Daten innerhalb eines Unternehmens im ERP angeht, sollen diese zweckmässig miteinander verknüpft und im jeweiligen Zusammenhang bzw Kontext angwendet werden. Beispielsweise werden Adressdaten eines Kunden aus dem CRM Modul mit den Daten eines Auftragsabwicklungsmoduls zusammen auf einer Ausgangsrechnung im Versand-Modul benötigt.
Ähnliche Bedeutung wie ein ERP
Ganz ähnlich wie bei ERP Daten sieht es mit Dokumenten aus. Vollkommen unabhängig davon, ob sich um eingehende Dokumente oder ausgehende, evtl vom ERP erzeugte Dokumente handelt – sämtliche Dokumente aller Anwendungen müssen und sollen unternehmensweit bei Bedarf zur Verfügung stehen. Content Managment Systeme (ECM – etwas genauer erläutert hier: http://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html habe folglich ähnlich unternehmensweite Bedeutung wie ein ERP.
Papierlose Archivierung
Aber auch, wenn Dokumente nicht mehr aktiv und aktuell benötigt werden, kommt dem Dokumenten Management eine wichtige Aufgabe zu. Und hier spielt ECM nicht nur in größeren Unternehmen seine Vorteile aus. Denn schließlich fallen auch in kleineren Firmen Unmengen digitaler und papierhafter Dokumente, wie zum Beispiel Emails oder Geschäftspost, an.
Aufbewahrungspflichten
Ein großer Teil dieser anfallenden Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. So müssen steuer- und handelsrechtlich relavante Dokumente 10 Jahre aufbewahrt werden und dabei jederzeit einseh- und auswertbar sein. In der Vergangenheit führte dies zu Unmengen an Aktenordern, die in endlosen Regalen gelagert werden mussten. Zudem mussten diese Aktenordner mitsamt der enthaltenen Dokumente wirksam vor Staub, Feuchtigkeit oder anderen Beschädigungen geschützt werden.
Kostensenkung
Mit der Einführung eines ECM entfällt dieser große Aufwand. Das Unternehmen spart hierdurch vor allem Kosten für entsprechende Lagerplätze und die aufwendige papierhafte geschützte Archivierung. Zudem sind Dokumente jederzeit und dezentral einseh- und nutzbar. Mit einem ECM kommt das Unternehmen also vergleichweise kostengünstig und sicher seinen umfangreichen Aufbewehrungspflichten, die er vom Gesetzgeber auferlegt bekommen hat, nach. Die Vorteile überwiegen hier eindeutig den anfänglichen Aufwand und die Kosten, die die Einführung eines ECM unter Umständen mit sich bringt.
